从新手到Excel高手，这几个Excel技巧必学

Excel是款常用的办公软件，很多新手在处理表格时总是很慢，Excel使用虽简单，但是要学的技巧可是不少，以下是能够帮助新手快速晋级的7个技巧。

恢复超11位数字

解决方法：调整“单元格格式”

默认情况下，Excel会将长度超过11位的数字以科学记数法显示，这样的“自作主张”常常会给我们的正常操作带来很多麻烦（比如输入身份证号）。一般情况下我们会通过修改单元格格式为“文本”，规避这一问题，但之前输入的数据却无法通过这个方法恢复。

正确的方法是，全选已经处于科学记数法的单元格，右击并选择“设置单元格格式”，接下来在弹出对话框中选择“数字”→“分类”→“自定义”，将默认的“G/通用格式”更改为“0”即可。

恢复超11位数字显示

2.手机号码中间加“*”隐藏

解决方法：借助Excel“快速填充”功能

很多对外发布的文件，通常会将联系人手机号的中间部分用“*”替代。多数情况下，我们都是通过手工修改，但如果对应号码有很多的时候，这个更改是极为耗时耗力的。

其实一个比较简便的方法，是借助Excel 2016的“快速填充”功能，先在首行中输入号码的格式样本，然后利用快速填充直接完成所有号码修改，简便高效。

手机号码中间加“*”隐藏

3. 电话号码分段显示

解决方法：调整“单元格格式”

通过Excel记录电话号码，是很多办公室小伙伴的习惯，不过太长的电话号码在阅读时容易错列，解决的方法是每隔几位数增加一个空格（如“132 3025 3325”）。不过传统手工修改比较耗费时力，而且由于修改动用了原数据，不利于其他模块调用。

正确的方法是，选中所有待修改的电话号码字段，右击并选择“设置单元格格式”，接下来在弹出对话框中选择“数字”→“分类”→“自定义”，将默认的“G/通用格式”更改为“000 0000 0000”即可。经此设置后，所有已输入号码和新输入电话号码都会自动遵循“xxx xxxx xxxx”这一格式，且此操作只是修改了数字在Excel中的显示效果，对原数字没有任何更改。

电话号码分段显示

4. 复制可见单元格

解决方法：借助“定位”功能查找可见单元格

有时我们会将一些敏感数据列隐藏，但在复制粘贴时，传统操作会将它们自动粘出，让人十分尴尬。其实这个问题归根到底就是一个如何复制可见单元格的问题。

正确方法是，选中包含有隐藏列的单元格区域，然后按下F5调出“定位”，接下来在定位对话框中点击“定位条件”选择“可见单元格”。接下来再用Ctrl+C、Ctrl+V即可避免复制上隐藏数据列了。

复制可见单元格

5. 让“2”变成“2月”

解决方法：调整“单元格格式”

平时我们在进行表格设计时，如果能在数据列中添加一些标识性文字，会更利于读者阅读（如“2月”、“3万元”等）。但传统的手工输入一来输入速度慢，二来也很容易导致公式调用出错。

正确的方法是，全选需要调整的单元格范围，右击并选择“设置单元格格式”，接下来在弹出对话框中选择“数字”→“分类”→“自定义”，在默认的“G/通用格式”后添加标识文字“月”即可。

让“2”变成“2月”

6. 一键删除所有图片

解决方法：借助Ctrl+A快速实现

有些表格会夹杂有大量的图片或自定义图形，如何快速删除这些小编呢？传统方法是借助F5键，选择对话框中的“对象”元素，实现图片元素的定位。但一个更快捷方法，是选中其中一组图形，Ctrl+A全选，Delete键完成删除。

一键删除所有图片

7. 让SUM函数自动包含新增行

解决方法：借助“INDEX（）/ROW（）”函数嵌套完成

SUM函数大家都用过，进行行列汇总时很方便。正确情况下，SUM可以自动识别表格中的新增行与新增列，比如你在一个已有表格中添加一组新行或新列时，下方（或后方）的SUM函数能够自动将新行（列）包含到统计范围内，实现自适应统计。但有一种情况会比较特殊，即新增行（列）是由公式组成的，这种情况下SUM将不能自动更新统计范围，如果不是特别注意，很容易导致统计出错。

解决办法，是将原有“SUM（A:B）”修改为“SUM（A:INDEX(B:B,ROW()-1)）”，其中ROW()-1用来提取当前行的上一行，即最后一位数据行。INDEX用来提取区域中第N行数据，两者结合起来就是“INDEX(C:C,ROW()-1)”，即提取最后一位数据行中的数据。最终将上述公式代入原SUM函数内，以后无论再怎么添加行，都不会出现统计不更新的情况了。

图07 让SUM函数自动包含新增行

写在最后

类似的Excel技巧还有很多，日常工作中灵活地使用它们，可以让工作事半功倍，学起来吧。